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Vantagens e benefícios

     
    O IncorpWare é uma solução potencial para a gestão das rotinas administrativas de conselhos de profissões e associações de classe. O sistema dinamiza e integra as várias atividades pertinentes ao relacionamento dessas organizações com seus inscritos.

    Utilizado nacionalmente por quase 80 clientes em todo o Brasil, o IncorpWare oferece funcionalidades desenvolvidas a partir de pesquisas constante das necessidades gerenciais dos conselhos. Além de sua capacidade de personalização para qualquer cliente, o IncorpWare privilegia a segurança (com controle de acesso através de senha), oferece suporte online, dispõe de funcionalidade para ambiente multiusuário (rede) e oferece vários recursos via internet. Conheça o sistema!

     Diminuição da inadimplência e melhora da arrecadação

    O IncorpWare permite que o Conselho melhore seus processos de arrecadação, diminuindo a inadimplência registrada. Além da integração total com os sistemas bancários de cobrança, o módulo de cobrança apresenta outras funcionalidades estratégicas como a emissão de cartas de cobrança e notificação dos débitos, encaminhamento e cobrança de dívida ativa, cobranças com recálculo de juros, multas e correção monetária com possibilidade de parcelamentos, emissão de boletos bancários, entre outros.

     

    Interligação de informações

    O IncorpWare possibilita a total integração entre os Conselhos Regionais e suas delegacias, permitindo que haja a visualização dos dados processados em ambas as entidades.

     

     Controle de protocolo dos documentos
    O módulo de protocolo do IncorpWare possibilita completo controle dos documentos recebidos e enviados pelo Conselho, como requerimentos, certidões, ofícios, entre outros. O sistema permite que o usuário visualize toda a tramitação do documento dentro da entidade, permitindo saber, por exemplo, em que setor se encontra a documentação desejada.

     

     Completa organização do cadastro dos profissionais inscritos

    O módulo de cadastro possibilita completo gerenciamento das informações cadastrais dos profissionais. São disponibilizados dados como: informações pessoais; tipo de inscrição (ex: definitiva, provisória); situação (ativo / inativo); data de inscrição e vencimento; faixa de contribuição sobre o capital social; especialidade e categoria profissionais; local de trabalho do profissional.

     

     Gerenciamento e controle dos débitos dos profissionais inscritos

    Com o IncorpWare, o Conselho tem mais facilidade para acompanhar e gerenciar as dívidas dos inscritos, facilitando a cobrança de seus débitos. Entre as vantagens: Visualização de todo o histórico dos débitos do inscrito; Emissão de extrato detalhado dos débitos, discriminando os valores por tipo (anuidades, taxas, etc); Adaptação para qualquer forma de parcelamento negociado com o profissional, com visualização e emissão do Termo de Parcelamento; Emissão de mapas de arrecadação diário, mensal, anual, contábil, dentre outros.

     

     

     Aumento do controle e produtividade das fiscalizações

    O IncorpWare automatiza todo o processo de fiscalização de um Conselho, permitindo o gerenciamento de todas as fases das fiscalizações e gerando maior controle e produtividade por meio de recursos como: Agendamento das visitas fiscais; Mapas de produtividade dos fiscais; Registro e emissão dos termos de visita e autos de infração; Abertura e acompanhamento de processos disciplinares; Cobrança de multa disciplinar.

     

     Possibilidade de implantação de teleatendimento ao inscrito

    Devido à facilidade com que o IncorpWare disponibiliza as informações através de telas de consultas, os Conselhos podem implantar mais um serviço para o profissional inscrito: teleatendimento. Dessa forma, a entidade poupa ao profissional registrado visitas desnecessárias para esclarecimento dúvidas que poderiam ser atendidas por telefone.

     

     Relatórios personalizados

    O IncorpWare permite que os Conselhos emitam relatórios com as informações que necessitarem e na forma que desejarem, inclusive com gráficos demonstrativos. As informações dos relatórios podem ser geradas em arquivos como do Word, Excel, Html, .pdf, .txt, para que o usuário possa visualizar, editar e arquivar as informações, no formato que lhe convier.

     

     Automação e agilidade no atendimento aos profissionais inscritos

    Com a implantação do IncorpWare, o Conselho automatiza rotinas que antes dispendiam maior tempo e esforço, adquirindo maior agilidade e qualidade no atendimento aos profissionais inscritos, visto que: Gera emissão automática da carteira profissional Gera emissão automática de recibo de pagamento. Elimina o trabalho de impressão e envio dos boletos bancários, tarefas essas direcionadas para os bancos, com total interligação com os mesmos. Elimina a conferência das informações dos pagamentos enviadas pelos bancos para dar baixa. (o IncorpWare possui baixa automática através do arquivo enviado pelo banco) Elimina cobranças indevidas, visto que os dados são atualizados diariamente.

     

     Controle do acervo técnico

    Permite que o Conselho cadastre e visualize todo o histórico profissional dos inscritos emitindo, através do sistema, as requisições de Acervo Técnico solicitadas ao Conselho.

     

     

     MÓDULOS  
       Organiza e disponibiliza aos profissionais do Conselho informações pertinentes ao cadastro e registro dos inscritos. Entre as várias informações que podem ser visualizadas e editadas, estão:

       

      • Cadastro único para profissionais mesmo que possuam inscrições em várias categorias;
      • Ficha de endereços, telefones, e-mail e outras formas de contato;
      • Histórico das alterações de endereços;
      • Cadastro e manutenção de tipos de endereços;
      • Cadastro e manutenção de regiões;
      • Cadastro e manutenção de localidades;
      • Integração com Guia Postal Brasileiro (GPB);
      • Procedimento de atualização automática da base de localidades do sistema através de leitura do Guia Postal Brasileiro (GPB);
      • Recursos de imagem como foto digitalizada, assinatura digitalizada e impressão digital;
      • Recursos de coleta de imagens integrados ao sistema com leitura para coleta de impressão digital;
      • Documentação eletrônica completa digitalizada e integrada ao cadastro, armazenada em servidor local ou em servidor web acessível de qualquer lugar;
      • Currículo completo da trajetória acadêmica e profissional destacando as áreas de atuação;
      • Atualização automática de lista de profissionais de empresas ou instituições a partir de importação do quadro técnico, independente do tamanho da lista;
      • Gerenciamento do registro de Responsabilidade Técnica, gerando livro de registro integrando lista de profissionais ao módulo de acervo técnico;
      • Integração do registro de responsabilidade técnica à fiscalização com geração de ações e agenda para fiscalização;
      • Criação e manutenção de regras relacionadas ao cadastro sem a necessidade de compilar o programa, gerando restrições de acesso e/ou alertas aos usuários;
      • Regras aderentes e adaptáveis a outros sistemas para integração e exportação de dados;
      • Formulário para estabelecimento de ensino para cadastro e manutenção de informações da instituição formadora como lista de cursos, dados sobre autorização, parecer e reconhecimento dos cursos e vínculos com coordenadores, diretores, orientadores e secretários dos cursos com assinatura digital dos mesmos;
      • Relatório para conferência de assinaturas dos diplomas de acordo com a instituição na própria tela;
      • Bloqueio de registro de profissional formado por instituição de ensino considerada inapta por órgão competente à formação de novos enfermeiros;
      • Atualização automática de instituições formadoras conforme padrão do Conselho Federal;
      • Cadastro e manutenção de outras instituições com registro ou não, além de instituições fiscalizadas;
      • Definição de campos obrigatórios pelo administrador do sistema;
      • Cadastro e manutenção de vínculos de trabalho e atribuição técnica;
      • Cadastro e manutenção de vínculos definidos pelo usuário;
      • Criação e manutenção de formulários dinâmicos para customização de cadastros;
      • Registro e manutenção do capital social para cadastro de empresas;
      • Registro e manutenção de dirigentes e conselheiros;
      • Cadastro e manutenção dos tipos de registros;
      • Definição de critérios de cadastro por categoria de inscritos para utilização pelo servidor do conselho ou através da web pelo próprio profissional;
      • Cadastro e manutenção de formatos de números de inscrição de acordo com tipo e categoria;
      • Cadastro e manutenção de situações de inscrições (ex: ativa, cancelada, transferida, entre outras);
      • Definição de comportamentos por situação de inscrição, automatizando diversas ações relacionadas, inclusive a definição do fluxo para cada uma das situações;
      • Cadastro e manutenção das faixas de contribuição para cobrança de contribuição;
      • Cadastro e manutenção de grupos por tipo de cadastro, por categoria e por situação de inscrição;
      • Tela unificada para registro de profissionais, que automatiza o registro com base em padrões integrando cadastro, inscrição, protocolo, tramitação e cobrança;
      • Controle de pendência de documentação no requerimento de inscrição;
      • Histórico das mudanças de categoria, situação de inscrição e faixa de contribuição;
      • Registro de ocorrências em prontuário de profissional ou instituição;
      • Controle automático de vencimento e prorrogação de inscrição provisória;
      • Gerenciamento de remessas para envio e recebimentos de inscrições e registros de especialização entre sede, subseções e Conselho Federal;
      • Seleção para montagem de lotes e remessas de documentos e processos através de leitura de código de barras;
      • Suporte facilitado para ajuste do sistema às mudanças de legislação e/ou técnicas homologadas pelo Conselho Federal;
      • Integração com sistemas dos Conselhos Federais e delegacias;
      • Procedimento automático para mudança de situação de inscrição em lote;
      • Geração de numero de registro e ativação de profissional automaticamente a partir da leitura de arquivo retorno;
      • Configuração e customização do processo de registro de profissionais e empresas para utilização no conselho ou através da web.

       

      Responsável pelo controle e classificação das cobranças e parcelamentos executados pelo Conselho, com integração com o sistema bancário.

      • Tabela de valores das anuidades e taxas, formas de calculo e correção personalizável;
      • Faixas de capital social de pessoa jurídica para cobrança de contribuição;
      • Recálculo de anuidade conforme resolução do Conselho Federal e de acordo com a situação de inscrição do profissional;
      • Conversões entre unidades monetárias (UFIR, INPC, R$, etc.);
      • Cobrança das anuidades constantes em tabela de valores, aplicando multa, juros e correção monetária conforme legislação vigente do Conselho;
      • Emissão de extrato detalhado dos débitos, cartas de cobrança, notificações de débito, notificações com boleto e AR integrados gerando facilidade de pagamento;
      • Cálculo de juros, multa e correção monetária automaticamente a partir da data de cobrança;
      • Negociação de parcelamentos sem limites de parcelas independente da composição;
      • Reparcelamentos independentes da composição e parcelas pendentes;
      • Cadastro e manutenção e configuração de modalidades de parcelamentos com definição de limites para cada modalidade criada;
      • Opção de cálculos automáticos para parcelamentos utilizando sacre ou price para amortização;
      • Modalidade de parcelamento para concessão de programa REFIS;
      • Emissão e registro do “Termo de Parcelamento de Débito” ou “Confissão de Dívida”;
      • Concessão de outros descontos;
      • Cobrança de taxas;
      • Recurso de simulação de débitos para negociação de débitos através de parcelamento;
      • Emissão de recibo de pagamento;
      • Modalidade de pagamento com utilização de cartão de débito ou cartão de crédito;
      • Emissão de guia de cobrança (boleto bancário) com código de barras ou em formulário pré-impresso (padrão CNAB), com possibilidade de emissão para uma ou várias anuidades, parcelamento ou cota única caso quitada à primeira parcela, ocorre a emissão das demais;
      • Integração com o sistema de cobrança bancário;
      • Registro e manutenção do mapeamento das receitas para o plano de contas contábil;
      • Geração de arquivo dos profissionais a serem cobrados pelo banco, onde o próprio banco emite e envia as guias;
      • Processamento do arquivo do banco informando os profissionais que pagaram, efetuando a baixa de pagamento automaticamente pelo número da guia;
      • Relatório de débitos pagos no mês;
      • Mapas de arrecadação sintético, analítico e contábil e demonstrativo dos débitos em aberto;
      • Armazenamento do histórico de pagamento;
      • Execução de nova cobrança das anuidades não pagas;
      • Conciliação bancária da arrecadação;
      • Controle de arrecadação de receitas não identificadas a classificar;
      • Fechamento da arrecadação mensal. 

      Auxilia o Conselho no planejamento e execução dos atos de fiscalização, controlando desde a abertura do processo à geração de notificações.

      • Cadastro e manutenção dos tipos de processos;
      • Cadastro e manutenção de servidores fiscais;
      • Cadastro e manutenção de infrações;
      • Cadastro e manutenção sanções disciplinares;
      • Cadastro e manutenção de fases de processos,
      • Cadastro e manutenção de tipos de documentos, autos e ações fiscais que compõem os processos;
      • Vinculação das fases ao tipo de processo;
      • Registro da ação de fiscalização;
      • Planejamento da fiscalização, com registro de demandas, visitas, vistorias, denúncias;
      • Montagem e emissão de agenda do fiscal;
      • Definição das áreas geográficas de atuação do departamento de fiscalização;
      • Agendamentos e cronogramas de visitas fiscais com lançamento avulso ou em lote (geração em lote de documentos fiscais a partir de critérios);
      • Utilização de critérios para geração em lote por localização geográfica, local de trabalho do profissional, periodicidade, rotina, área de atuação e por demanda;
      • Relatório com grade de planejamento por fiscal com classificação por CEP, para otimização das rotas dos fiscais;
      • Alertas aos fiscais e coordenadores de fiscalização sobre prazos vencidos ou a vencer;
      • Customização dos relatórios de visitas e vistorias fiscais;
      • Registro de questionários e formulários técnicos por área de atuação e natureza da empresa;
      • Mesclagem das informações dos relatórios de visita com os questionários para montagem automática do relatório fiscal;
      • Registro de dados para montagem de dimensionamento de profissionais;
      • Geração de notificações e autos de infração em lote com base nas informações coletadas;
      • Abertura e acompanhamento de processos administrativos, éticos e disciplinares;
      • Integração com módulo financeiro para cobrança de multa disciplinar ou de infração, inclusive com o controle de dívida ativa;
      • Relatórios gerenciais da fiscalização:
      • Lista de profissionais analítica por empresa;
      • Lista de registros com ilegalidade;
      • Mapa de produtividade dos fiscais;
      • Relatório de acompanhamento de processo;
      • Relatório do fiscal por período;
      • Relatório estatístico por infração;
      • Registros de profissionais e empresas oriundos da fiscalização;
      • [Memorando de designação;
      • Autuação;
      • Despachos;
      • Ofícios;
      • Notificação;
      • Relatório de Fiscalização.

      Controla todos os processos referentes à dívida ativa, desde cadastros ao controle de recebimento de ARs.

      • Inscrição em dívida ativa;
      • Classificação de dívidas ativas com fase administrativa e execução fiscal;
      • Cadastro de modelos de carta de cobrança e notificações;
      • Cadastro e manutenção de comarcas;
      • Cadastro manutenção de tipos de varas;
      • Cadastro de tramitação da dívida ativa;
      • Notificação de profissionais e empresas;
      • Inscrição em dívida ativa de profissionais e empresas;
      • Execução fiscal;
      • Acompanhamento dos processos de dívida ativa;
      • Controle do processo administrativo da dívida ativa;
      • Controle de recebimento de notificações e AR´s;
      • Geração em lote de notificações;
      • Geração em lote de dívida ativa;
      • Geração em lote de andamentos de processos na fiscalização;
      • Uso de código de barras nos processos para tramite a partir de leitor ótico
      • Capa de processo;
      • Notificação de convocação;
      • Notificação de existência de débitos;
      • Folha de lançamento de débitos;
      • Notificação de débitos;
      • Termo de autuação;
      • Termo de inscrição em Dívida Ativa;
      • Petição;
      • Relatório de acompanhamento de processos;
      • Emissão de etiquetas para mala direta;
      • Criação de relatórios pelo usuário;
      • missão em várias ordenações (numérica, alfabética, entre outras);
      • Relatório de contabilização de dívida ativa.

      Módulo que gera protocolo dos serviços solicitados fornecendo número, data / hora, nome do requerente e número da inscrição. 

      • Controle geral de entrada, saída e tramitação de documentos;
      • Documentos de profissionais e empresas inscritas no conselho;
      • Integração com o processo de registro;
      • Documentos de outros cadastros utilizados no conselho;
      • Criação e customização dos tipos de documentos;
      • Classificação de assuntos utilizados para cada tipo de documento, definindo requerimentos, gerando taxas de acordo com o assunto;
      • Criação de itens anexos que serão utilizados nos documentos;
      • Gerenciamentos de setores que serão utilizados na tramitação do protocolo;
      • Vinculação de dados de funcionários a setores e usuários logados no sistema;
      • Integração do controle de documentos com o processo de registro e demais setores;
      • Gerações em lote de tramitação para registro de andamentos;
      • Utilização de leitor de código de barras para registros de protocolo;
      • Controle de tramitação de acordo com o setor do usuário;
      • Alertas de documentos enviados aguardando recebimento do setor de destino;
      • Procedimento para geração em lote de documentos;
      • Procedimento para geração em lote de tramitação;
      • Acompanhamento de tramitação via web;
      • Visualização e acompanhamento de requerimentos efetuados via web.

      Módulo organiza e controla os pagamentos de empenhos da instituição.

      • Cadastro e manutenção de tipos de despesas;
      • Cadastro e manutenção de autorizadores de despesas;
      • Cadastro e manutenção de centros de custos hierárquicos;
      • Cadastro e manutenção de históricos com configuração de mascaras;
      • Cadastro e manutenção de eventos de pagamentos padrões;
      • Cadastro e manutenção de contas correntes com vínculo com plano de contas contábil;
      • Controle de despesas a pagar;
      • Lançamentos para as fases de empenho, liquidação e pagamento;
      • Atualização dos títulos em atraso;
      • Controle individual de credor;
      • Emissão de cheques;
      • Cópia de cheques com relações dos títulos pagos;
      • Emissão de borderô;
      • Controle das fases do pagamento;
      • Cadastro de fornecedores;
      • Agenda de pagamentos de acordo com o vencimento.

      Módulo que automatiza e relaciona os fluxos de informação e procedimento referentes ao planejamento do controle orçamentário 

      • Controle da dotação orçamentária;
      • Inclusão do orçamento programa;
      • Controle de suplemento de verbas;
      • Registro de empenho com base na dotação disponível;
      • Quadro de análise orçamentária realizada para subsidiar nova proposta orçamentária.

      Gerencia o acervo técnico de profissionais e empresas. 

      • Manutenção dos tipos de acervo;
      • Manutenção das situações do acervo;
      • Criação e manutenção de formulários técnicos para registros de acervos;
      • Cadastro dos dados do acervo técnico;
      • Registro de profissional para execução, acompanhamento e responsabilidade técnica;
      • Registro de contratação de quadro técnico ou assessoria através de pessoa física ou pessoa jurídica;
      • Controle de quadro técnico por empresa ou por unidade da contratante;
      • Equipes de profissionais vinculados a um RT;
      • Cadastro empresa responsável;
      • Cadastro do contratante;
      • Integração com módulo de protocolo para registro de saída de documentos e acompanhamento de tramitação de documentos vinculados ao acervo técnico;
      • Integração com lista de profissionais das empresas e instituições.

      Controle de materiais, fornecedores e trâmites.

      • Cadastro de movimento de entrada e saída de material;
      • Cadastro dos materiais;
      • Cadastro dos fornecedores;
      • Relatório entrada e saída do material;
      • Relatório de consumo por centro de custo;
      • Relatório de inventário de estoque;
      • Preço médio;
      • Pedido de compras;
      • Nota fiscal.

      Disponibiliza serviços online antes restritos ao atendimento pessoal no conselho.

      • Requerimento de inscrição via web;
      • Cadastramento da ficha de profissional via web;
      • Requerimento e emissão de certidões via web;
      • Outros requerimentos para inscritos via web;
      • Cancelamento de inscrição;
      • Transferência de registro;
      • 2ª via de Carteira (inscrição definitiva);
      • 2ª via de Carteira (inscrição provisória);
      • Certidão de Regularidade;
      • Atualização de cadastro via web;
      • Atualização de endereço via web;
      • Emissão de boletos para pagamentos em cota única de anuidades, taxas e outros débitos;
      • Parcelamento e negociação de débitos via web;
      • Sistema de recadastramento de pessoa jurídica via web;
      • Sistema de recadastramento de pessoa física via web;
      • Emissão do atestado;
      • Certificação de validade;
      • Consulta de situação.